日程調整メールの書き方とコピペで使えるテンプレート集

日程調整メール、毎回悩んでいませんか？

「来週どこかでミーティングしたいんですが…」

こんなメールを送ったものの、返信がなかなか来ない。あるいは、相手から「いつでもいいですよ」と返ってきて、結局決まらない。

日程調整メールは、書き方ひとつで返信率が大きく変わります。この記事では、シーン別のテンプレートと、返信率を上げるコツを紹介します。

返信率を上げる3つのポイント

1. 候補日を具体的に提示する

「ご都合のよい日時を教えてください」は相手に負担をかけます。こちらから3〜5つの候補を提示しましょう。

2. 回答期限を明記する

「○月○日までにご回答いただけますと幸いです」と期限を書くだけで、返信率は大きく上がります。

3. 回答方法を簡単にする

メールの本文に候補日を羅列して「○×で返信してください」とするよりも、日程調整ツールのURLを1つ送る方が圧倒的に楽です。

テンプレート1: 社内ミーティングの日程調整

件名: 【日程調整】○○プロジェクト打ち合わせ

○○さん

お疲れさまです。○○です。 ○○プロジェクトの打ち合わせを行いたく、日程調整をお願いします。

以下のURLから、ご都合のよい日時を回答いただけますか？ https://itsuau.jp/e/xxxxx

所要時間: 約1時間 回答期限: ○月○日（○）まで

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

テンプレート2: 飲み会・懇親会の日程調整

件名: 【出欠確認】○月の飲み会

○○チームのみなさん

○月に飲み会を企画しています！ 以下のURLから、日程・エリア・食べたいものの希望を回答してください。

https://itsuau.jp/e/xxxxx

○月○日（○）までに回答をお願いします。 参加できない日があっても、分かる範囲で回答してもらえると助かります！

テンプレート3: 社外との日程調整（丁寧版）

件名: 【ご面談の日程調整】○○株式会社 ○○

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。

先日ご相談させていただいた件について、お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。

恐れ入りますが、以下のURLよりご都合のよい日時をご回答いただけますでしょうか。

https://itsuau.jp/e/xxxxx

所要時間: 約30分（オンライン） 回答期限: ○月○日（○）

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

テンプレート4: 大人数イベント（同窓会・歓送迎会）

件名: 【出欠確認】○○さん歓迎会の日程調整

みなさんへ

○月に○○さんの歓迎会を予定しています。 以下のURLから出欠を回答してください。

https://itsuau.jp/e/xxxxx

※回答は幹事のみが確認できます（他の参加者には見えません）。 ○月○日（○）までに回答をお願いします。

幹事モードを使うと、回答が他の参加者に見えないので、気兼ねなく回答してもらえます。

ツールを使えばメールはもっとシンプルになる

上のテンプレートを見て気づいたかもしれませんが、日程調整ツールを使うとメール本文に候補日を羅列する必要がなくなります。

URLを1つ貼るだけ。参加者はリンクを開いて、カレンダーから○×をつけるだけです。

いつあう？なら、ログイン不要で誰でもすぐに回答できるので、「ツールの使い方が分からない」という問い合わせも起きにくいです。

まとめ

日程調整メールのコツは3つ。

1. 候補日を具体的に提示する
2. 回答期限を明記する
3. 日程調整ツールのURLを添える

メール本文はシンプルに、回答の手間は最小限に。これだけで返信率は格段に上がります。